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Una cosa que me llamó la atención en el VII CAM (Congreso de Archivística del Mercosur) es que parece haber aún una cierta tensión entre el concepto de archivo y el de gestión documental, con una pronunciada tendencia a considerar como "archivo" más bien el archivo histórico o permanente, y que la gestión documental sería todo lo que pasa antes, en la recepción y elaboración documental durante el proceso administrativo de tramitación y que no tendría nada que ver con archivos.
Me extraña un poco esto, ya que desde siempre he tenido un concepto holístico de la archivística y la gestión documental, los considero prácticamente sinónimos, y acostumbro decir que el archivo comienza en la Oficina de Partes y en la creación de las plantillas o modelos que sirven de base a formularios, oficios y otros documentos administrativos, y continúa con la tramitación y las varias fases del resguardo de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. Distinto es, que cada una de estas fases requiera de métodos específicos de gestión, no necesariamente aplicables al resto.
En su ponencia en la sesión de apertura del VII CAM, doña Antonia Heredia, de España, llegó a afirmar que España era pionera en la adopción reciente de una visión integrada de archivos como parte integrante del ciclo de vida de los documentos, a diferencia del mundo anglosajón en que la gestión documental o records management terminaría en el momento del descarte de los documentos. Otros autores latinos se hacen eco de lo mismo. Cosa que me chocó, porque la realidad es otra.
Aquí pareciera haber un problema de fondo que posiblemente tenga que ver con una dificultad lingüística - lo que demostraría eso de que cuando uno no posee el término cierto, tampoco puede concebir el concepto: En primer lugar, Records, en inglés, es un concepto mucho más amplio que nuestro documento de archivo, e implica todo aquello que constituye prueba, todo aquello que da fe de que que algo pasó - en el fondo, todo aquello que documenta algo. Es record el oficio y la carta, el certificado y la resolución, el contrato y la factura, la radiografía y la ficha clínica, pero también lo es el correo electrónico, la fotografía digital y analógica, el parachoque abollado y con restos de sangre que se presenta como prueba del accidente en la investigación forense sobre un accidente de tránsito, los cilindros de sedimentos que se extraen del fondo de la tierra en la prospección geológica, las bases de datos y mucho, mucho más. Cuando hablo for the record (para el registro)es porque quiero que el periodista documente que yo, fulana de tal, dije tal cosa en tal oportunidad. Cuando hablo off the record (fuera de registro), le estoy entregando información oral que puede ser valiosa para su investigación, pero no quiero que se identifique, que se documente, que fui yo quien lo dijo.
Ahora bien, así como no hay equivalencia exacta entre record y documento de archivo, así también en inglés los records se definen según los principios archivísticos/administrativos del record keeping, se guardan en los records centers, más o menos equivalentes a nuestros archivos de gestión e intermedios, y se gestionan con los principios del records management, mientras que el término archives, en inglés, implica, por regla general, el archivo de carácter permanente o histórico patrimonial. En muchos casos, la institución madre dueña de los records no realiza la labor de guarda permenente ella misma, por ser oneroso y alejado de su función central. Por eso, en el mundo anglosajón y nórdico es muy común transferir los fondos de conservación permanente a archivos históricos que son organismos externos especializados, estatales o privados, que se encargan de esa labor en beneficio del ciudadano y de la investigación en general.
Para complicar más la cosa conceptual, entramos a las normas ISAG(G) que nacieron como una forma de estandardizar la manera como los diversos archivos históricos del mundo describian sus fondos, estableciendo cuales debían ser los datos mínimos para cada nivel y el orden en que se debían presentar. Comparables a las normas ISBD del mundo bibliográfico, la ISAD(G) no es un conjunto de campos de una base de datos sino que fue concebida en el mundo de la decripción textual manual. Y en los archivos históricos, como centros de acopio del patrimonio documental, lo más común es que se reciban fondos completos, metidos en cajas, de varias entidades a la vez. Por consiguiente, la secuencia de tareas prácticas que hay que realizar es, primero, identificar y aislar cada fondo como un todo, luego tratar de reconstruir el orden y la lógica original de cada fondo en términos generales, y más tarde, cuando haya personal disponible para hacerlo, se procede a describir las secciones y series de las que se compone cada fondo. Luego a seguir – o muchísimo más tarde – y para esto puede pasar muchos años, incluso décadas – alguien tendrá la santa paciencia de dedicarse a inventariar y describir documento por documento el contenido de cada serie dentro de un fondo. La estructura a tres niveles de la ISAD(G) refleja esta lógica.
Me preocupa de sobremanera que en Chile siga existiendo esta brecha tan grande entre la concepción del archivo de papel como una cosa antigua llena de trastes viejos, y el acelerado proceso de llevar al país a la modernidad y al Gobierno Digital. El Proyecto de Modernización del Estado, promovido por la Presidencia, está haciendo cosas muy buenas en muchas áreas, pero no está ni ahí con los archivos, porque los considera una cosa del pasado, que pronto no serán necesarios porque todo se hará electrónicamente. Lo cual no ha ocurrido en ninguna parte del mundo ni va a ocurrir, por un lado porque el papel sigue siendo el soporte más seguro y cómodo de leer, y por otro lado porque tiene que haber continuidad de lógica y ordenamiento entre los archivos de documentos electrónicos y de papel.
Mientras tanto, nuestro Archivo Nacional recién está llegando al punto en que sus técnicos empiezan a convencerse de que podría ser útil escanear documentos antiguos para que la gente los pueda acceder en la Web.
Dos mundos que aún no se encuentran, y entre ellos, en medio de la brecha o en el abismo casi, están los archivos administrativos reales del país, buenos o malos, los archivos posibles, y su ejército de archiveros ad-hoc, auxiliares y administrativos, historiadores y bibliotecarios, muchos con gran amor por la camiseta pero poca o ninguna voz ni eco en las decisiones institucionales.
