Archivos o Gestión Documental – ¿problema semántico o cultural?

Una cosa que me llamó la atención en el VII CAM (Congreso de Archivística del Mercosur) es que parece haber aún una cierta tensión entre el concepto de archivo y el de gestión documental, con una pronunciada tendencia a considerar como "archivo" más bien el archivo histórico o permanente, y que la gestión documental sería todo lo que pasa antes, en la recepción y elaboración documental durante el proceso administrativo de tramitación y que no tendría nada que ver con archivos.

Me extraña un poco esto, ya que desde siempre he tenido un concepto holístico de la archivística y la gestión documental, los considero prácticamente sinónimos, y acostumbro decir que el archivo comienza en la Oficina de Partes y en la creación de las plantillas o modelos que sirven de base a formularios, oficios y otros documentos administrativos, y continúa con la tramitación y las varias fases del resguardo de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. Distinto es, que cada una de estas fases requiera de métodos específicos de gestión, no necesariamente aplicables al resto.

En su ponencia en la sesión de apertura del VII CAM, doña Antonia Heredia, de España, llegó a afirmar que España era pionera en la adopción reciente de una visión integrada de archivos como parte integrante del ciclo de vida de los documentos, a diferencia del mundo anglosajón en que la gestión documental o records management terminaría en el momento del descarte de los documentos. Otros autores latinos se hacen eco de lo mismo. Cosa que me chocó, porque la realidad es otra.

Aquí pareciera haber un problema de fondo que posiblemente tenga que ver con una dificultad lingüística - lo que demostraría eso de que cuando uno no posee el término cierto, tampoco puede concebir el concepto: En primer lugar, Records, en inglés, es un concepto mucho más amplio que nuestro documento de archivo, e implica todo aquello que constituye prueba, todo aquello que da fe de que que algo pasó - en el fondo, todo aquello que documenta algo. Es record el oficio y la carta, el certificado y la resolución, el contrato y la factura, la radiografía y la ficha clínica, pero también lo es el correo electrónico, la fotografía digital y analógica, el parachoque abollado y con restos de sangre que se presenta como prueba del accidente en la investigación forense sobre un accidente de tránsito, los cilindros de sedimentos que se extraen del fondo de la tierra en la prospección geológica, las bases de datos y mucho, mucho más. Cuando hablo for the record (para el registro)es porque quiero que el periodista documente que yo, fulana de tal, dije tal cosa en tal oportunidad. Cuando hablo off the record (fuera de registro), le estoy entregando información oral que puede ser valiosa para su investigación, pero no quiero que se identifique, que se documente, que fui yo quien lo dijo.

Los records, entonces, hay que administrarlos desde su nacimiento de forma a garantizar que se mantengan inadulterados e íntegros a lo largo de toda su vida útil, que evidentemente, puede ser corta o larga dependiendo de su valor probatorio, por un lado, y de su valor patrimonial histórico y social por otro. Y una vez que los records dejen de tener utilidad directa en el contexto del trabajo de una institución, viene el momento de decidir si se descartan y destruyen como tales, o si merecen conservarse indefinidamente, para lo cual deben transferirse a un archivo de carácter histórico patrimonial que tenga condiciones para seguir manteniéndolos inadulterados e íntegros por el mayor tiempo posible, ojalá siglos.

Ahora bien, así como no hay equivalencia exacta entre record y documento de archivo, así también en inglés los records se definen según los principios archivísticos/administrativos del record keeping, se guardan en los records centers, más o menos equivalentes a nuestros archivos de gestión e intermedios, y se gestionan con los principios del records management, mientras que el término archives, en inglés, implica, por regla general, el archivo de carácter permanente o histórico patrimonial. En muchos casos, la institución madre dueña de los records no realiza la labor de guarda permenente ella misma, por ser oneroso y alejado de su función central. Por eso, en el mundo anglosajón y nórdico es muy común transferir los fondos de conservación permanente a archivos históricos que son organismos externos especializados, estatales o privados, que se encargan de esa labor en beneficio del ciudadano y de la investigación en general.

Para complicar más la cosa conceptual, entramos a las normas ISAG(G) que nacieron como una forma de estandardizar la manera como los diversos archivos históricos del mundo describian sus fondos, estableciendo cuales debían ser los datos mínimos para cada nivel y el orden en que se debían presentar. Comparables a las normas ISBD del mundo bibliográfico, la ISAD(G) no es un conjunto de campos de una base de datos sino que fue concebida en el mundo de la decripción textual manual. Y en los archivos históricos, como centros de acopio del patrimonio documental, lo más común es que se reciban fondos completos, metidos en cajas, de varias entidades a la vez. Por consiguiente, la secuencia de tareas prácticas que hay que realizar es, primero, identificar y aislar cada fondo como un todo, luego tratar de reconstruir el orden y la lógica original de cada fondo en términos generales, y más tarde, cuando haya personal disponible para hacerlo, se procede a describir las secciones y series de las que se compone cada fondo. Luego a seguir – o muchísimo más tarde – y para esto puede pasar muchos años, incluso décadas – alguien tendrá la santa paciencia de dedicarse a inventariar y describir documento por documento el contenido de cada serie dentro de un fondo. La estructura a tres niveles de la ISAD(G) refleja esta lógica.

Cuando el Archivo Nacional de Chile creó su primer formato de base de datos ISIS para comenzar a inventariar sus fondos en computador, echó de menos y tuvo que agregarle campos administrativos y de búsqueda que no estaban contemplados en la ISAD(G), de la misma manera que el formato MARC le agregara campos administrativos y de búsqueda a los campos descriptivos de la ISBD.

Pues bien, algunos colegas han tratado, diligentemente, de aplicar las ISAD(G) a bases de datos de gestión documental administrativa diaria, y se han ido encontrando con que "no sirven", porque no contienen los elementos necesarios para documentar el movimiento, el flujo de trabajo de los documentos a lo largo de su tramitación dentro de la institución, que es tarea fundamental en el proceso de gestión diaria. Crean entonces bases de datos o simples planillas Excel para ir anotando los datos más básicos necesarios para la gestión diaria, que no tienen nada que ver con las ISAD(G) aunque, evidentemente, contengan algunos de sus elementos básicos.

El mérito de los australianos, a los que pareciera que doña Antonia Heredia les tiene alguna bronca, ha sido el de ser los pioneros en concebir y poner en práctica la gestión documental de una forma muchísimo más amplia, integrando, a través de sofisticados sistemas informáticos toda la documentación e información concebible que una organización pueda tener: los records y su tramitación, sean ellos en papel o electrónicos, los informes, la documentación técnica de los procesos de producción, la bibliografía publicada, los manuales, las bases de datos de la contabilidad, de los recursos humanos, salarios y otros, y respetando de principio a fin los principios y normas que rigen para cada área, incluyendo los niveles de acceso por funciones de los usuarios y los niveles de confidencialidad de los documentos. De tal forma que la solicitud que se recibe hoy, el oficio de respuesta y todo el expediente inermedio, en papel, en formato digital o mixto, se registra una única vez, se le aplican las tablas de temporalidad correspondiente y, llegado el momento, lo único que hay que cambiarle a lo largo de su vida es la signatura topográfica para saber donde se encuentra: en el archivo de gestión de mi oficina, en el archivo central de papel, en el repositorio central de documentos electrónicos, o en el archivo histórico de papel o electrónico si es que alguna vez llega a tener el valor patrimonial que lo amerite. Y el sitema captura nuestros correos electrónicos, documentos en word y excel, etc, en el momento de su creación y los integra a un banco de datos que no podemos adulterar.

Me preocupa de sobremanera que en Chile siga existiendo esta brecha tan grande entre la concepción del archivo de papel como una cosa antigua llena de trastes viejos, y el acelerado proceso de llevar al país a la modernidad y al Gobierno Digital. El Proyecto de Modernización del Estado, promovido por la Presidencia, está haciendo cosas muy buenas en muchas áreas, pero no está ni ahí con los archivos, porque los considera una cosa del pasado, que pronto no serán necesarios porque todo se hará electrónicamente. Lo cual no ha ocurrido en ninguna parte del mundo ni va a ocurrir, por un lado porque el papel sigue siendo el soporte más seguro y cómodo de leer, y por otro lado porque tiene que haber continuidad de lógica y ordenamiento entre los archivos de documentos electrónicos y de papel.

Mientras tanto, nuestro Archivo Nacional recién está llegando al punto en que sus técnicos empiezan a convencerse de que podría ser útil escanear documentos antiguos para que la gente los pueda acceder en la Web.

Dos mundos que aún no se encuentran, y entre ellos, en medio de la brecha o en el abismo casi, están los archivos administrativos reales del país, buenos o malos, los archivos posibles, y su ejército de archiveros ad-hoc, auxiliares y administrativos, historiadores y bibliotecarios, muchos con gran amor por la camiseta pero poca o ninguna voz ni eco en las decisiones institucionales.