25-11-2007

Documentos Electrónicos desde una perspectiva archivística

Resumen y reflexiones sobre el seminario internacional
realizado en Santiago 29-31 de Mayo 2007

preparado por
Wenke Adam
wenkeadam@gmail.com



Este documento resume los temas que fueron abordados durante un seminario internacional organizado por el Archivo Nacional y auspiciado por Unesco, y que reunió a más de 100 técnicos representantes de entidades públicas y privadas de todo el país además de especialistas nacionales y extranjeros.

Más información sobre el Seminario, Presentaciones y Resúmenes puede encontrarse en http://www.documentoelectronico.cl y en el portal del Archivo Nacional de Chile.

El tema central del seminario fue el proceso de cambio que se da al pasar de sistemas de tramitación basados en documentos de papel, a los sistemas en que todo el proceso se maneja en formato digital. Esta es una tendencia mundial y una de las metas de modernización impulsada por el Gobierno de Chile, y va acompañado de grandes desafíos para los sistemas administrativos y archivísticos existentes.

Presentaron ponencias representantes de las siguientes entidades: Unesco, Archivo Nacional de Chile, Archivo Nacional de España, Archivo Federal de Brasil, Contraloría General de la República, Proyecto Reforma y Modernización del Estado de la Presidencia. Los expositores hablaron de las experiencias de sus respectivas instituciones en esta área.

Los representantes de Unesco enfatizaron el hecho de que la preservación en el tiempo de los documentos digitales o electrónicos está lejos de estar resuelto y representa un problema mundial: Hoy en día existen documentos en papel con 500 años de antigüedad que se conservan bien, y al mismo tiempo no podemos garantizar que nuestros datos digitales vayan a estar disponibles y legibles dentro de 50 años, debido a la velocidad con que ocurren los cambios tecnológicos. Y cada día, debido a fallas técnicas o errores humanos en la operación de los sistemas, se pierden en el mundo miles de documentos valiosos que sólo existieron en formato electrónico.

Conceptos
Para situarnos en el tema, se definieron algunos conceptos fundamentales. Al hablar de “documentos” en este contexto, se está hablando de lo que en castellano se llama “documentos de archivo” para distinguirlos de cualquier otro tipo de documento físico o digital. Es necesario hacer esta distinción porque no hay un término en castellano que equivalga al concepto inglés de “record”, que cubre los documentos que dan fe de hechos o transacciones legales o financieras.

Documento de archivo
El documento de archivo es todo aquel documento que da fe de que se efectuó una transacción legal, financiera o de otro tipo, independientemente del soporte material en que se encuentra. Es un documento de carácter único, generalmente emitido o certificado por una institución que sirve de ministro de fe. Los documentos de archivo son creados, recibidos y acumulados por las personas y las organizaciones en el transcurso de sus actividades.

Todo documento de archivo, para tener valor legal, presenta las siguientes exigencias:
* Autenticidad
* Fiabilidad
* Integridad
* Disponibilidad

Dado el carácter volátil de los datos digitales, estas condiciones son más difíciles de asegurar en los documentos electrónicos.

Documento electrónico
Es un documento de archivo creado, almacenado y transmitido en formato digital. Para que sea considerado auténtico y legal, debe llevar algún tipo de firma o certificación electrónica.

Archivo
El archivo es parte de los sistemas de administración y de gestión documental de una organización. Tiene que velar por la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo a lo largo de todo su ciclo de vida.

Ciclo de vida
El “ciclo de vida” define para cada tipo de documentos los plazos de conservación, transferencia o eliminación de los mismos. Hay documentos que pierden su valor y utilidad al cabo de poco tiempo y se pueden eliminar; otros pierden gradualmente su valor administrativo pero tienen valor histórico permanente y se deben conservar indefinidamente o transferirse a otras unidades archivísticas pasado su período de utilidad inmediata para la gestión. Para poder manejar un plan coherente de disposición de documentos y efectuar su eliminación o transferencia en los plazos definidos, hay que contar con un sistema de gestión de documentos de archivo.

Gestión de documentos
La gestión documental en las organizaciones consiste en manejar la documentación de archivo con economía y eficacia durante todo su ciclo de vida, incluyendo la tramitación de los documentos recibidos y la elaboración de documentos que se emiten, el ordenamiento y almacenamiento de los documentos según diversos criterios, hasta la conservación de los documentos en los diversos archivos por etapas de acuerdo con sus características y su eventual transferencia o destrucción según su valor.

Sistemas Informatizados de Gestión Archivistica de Documentos (SIGAD)
Son sistemas o aplicaciones computacionales que capturan, clasifican y registran los documentos electrónicos y de papel, controlan el movimiento de los documentos entre las personas, registran los actos legales y administrativos relacionados con ellos, y administran la permanencia, transferencia o destrucción de los documentos en las varias fases de archivo.

Estado actual de los Archivos de la Administración Pública en Chile
En Chile todas las instituciones públicas tienen la obligación de conservar la documentación que reciben y producen. Y la Contraloría tiene disposiciones sobre la eliminación de documentos de diverso tipo: contables, tributarios, previsionales y otros, pasados ciertos plazos.

Hay una Ley de Archivos de 1929 que establece que todos los ministerios deben enviar su documentación al Archivo Nacional pasados 5 años, y las Intendencias, Gobernaciones y Municipalidades, pasados 60 años. Si todas las instituciones que debieran enviar su documentación al Archivo Nacional lo hicieran, no habría capacidad humana ni espacio para recibirla y procesarla. Y el plazo de 60 años es demasiado largo, porque no hay capacidad de conservación local de documentación de valor histórico.

Hay un compromiso de la Presidenta Michelle Bachelet con la DIBAM en el sentido de presentar en un plazo breve, una propuesta de normativa moderna para el sistema nacional de archivos, incluyendo la creación de los Archivos Regionales.

En Chile no existe la carrera de Archivero. Los puestos de dirección y ejecución de los archivos existentes se cubren con personal de las más diversas calificaciones, generalmente sin especialización en el tema. El perfil profesional más cercano es el de Bibliotecólogo, pero la parte archivística de la formación de éstos es muy reducida. En las carreras de administración pública y de gestión e incluso en los cursos de secretariado, el tema de la gestión documental archivística se toca de forma muy superficial.

En general, en las instituciones se usan métodos manuales básicos para registrar el ingreso y controlar el movimiento de documentos en papel durante su fase de gestión directa. Muy pocos han implementado sistemas de gestión documental que les permita ir eliminando lo que ya no sirve y conservando en buenas condiciones lo que tiene valor histórico. Los “archivos” suelen ser meros depósitos donde se acumulan documentos de cualquier tipo, y cuando se llenan los espacios existentes, comienza la degradación indiscriminada del material, independientemente de su valor.

En lo que respecta a los documentos creados en el computador, lo más común es que se impriman en papel y que sea éste el que tiene valor legal, no habiendo ningún sistema de captura o de control de lo que las personas producen y mantienen en sus computadores.

Trámite electrónico

El Gobierno ha avanzado bastante en preparar las normativas necesarias para la legalización de los procesos de Gobierno Electrónico, estando en vigor la firma electrónica y el certificado electrónico entre otros.

Se están multiplicando los casos de trámites que el ciudadano puede iniciar mediante formulario electrónico. Sin embargo, no avanza con la misma rapidez la integración de los procesos digitales con el resto de la administración ni el intercambio e interoperatividad entre entidades diferentes.

Los ejemplos emblemáticos del Servicio de Impuestos Internos y de Chilecompra, como modelos de lo que se puede conseguir interactuando con el público via Web, no se han extendido como se esperaba.

La Contraloría General de la República está terminando su proyecto de trámites en línea, que fue presentado en el Seminario, pero los expositores confesaron que les costó 3 años de intenso trabajo, mucho sacrificio de un gran equipo de especialistas, y más de 10 millones de dólares en financiamiento. Además, indicaron que lo más difícil del proceso fue conseguir el cambio cultural y la aceptación de las nuevas formas de trabajo dentro de la organización.

Se puede decir, entonces, que tanto los archivos de documentos de papel como los archivos de documentos electrónicos en Chile están en una situación de riesgo, ya que por falta de normativas específicas, conocimientos y medios materiales y humanos se suele subestimar la inversión necesaria para:
* organizar adecuadamente lo que existe,
* prepararse para el cambio,
* introducir los métodos modernos de gestión de documentación de archivo y
* garantizar la continuidad de los archivos del “mundo” de papel al “mundo” electrónico.

Estado actual de los Archivos de la Administración Pública en Europa, España y Brasil
Internacionalmente y en Europa se han adoptado en los últimos 10 años una serie de principios, modelos y normas de gestión documental electrónica muy avanzados en términos de la integración, interoperatividad, transparencia ciudadana y seguridad de conservación de los documentos en el tiempo. Estos principios se inspiran en normas que se aplican desde hace muchos años en los países anglosajones y escandinavos, y pueden parecer extraños a los ojos de las culturas latinas.

Los delegados españoles al Seminario hablaron sobre las dificultades que tuvieron para traducir la norma ISO 15489 (la norma internacional sobre cómo hacer gestión de archivos administrativos) al castellano y adaptarla a la lógica de la archivística española. Se reconoce que en general las normas hispanoamericanas han estado dirigidas más hacia la gestión de los archivos históricos que de los administrativos y que los archiveros no siempre están involucrados en la gestión administrativa diaria de los documentos de archivo.

Los brasileños explicaron que la recomendación europea para la implementación de sistemas informatizados de gestión archivística de documentos (el Mo-Req, que se usa para definir criterios de funcionalidad y calidad para las aplicaciones SIGAD), parte del supuesto de que todo el sistema de archivos manual en papel está debidamente organizado, y que sólo falta “pasarlo” al computador. Pero cuando los sistemas manuales no existen, o son insuficientes, como en la mayoría de los países Latinoamericanos, habrá que hacer un gran esfuerzo de organización previa para llegar al punto en que se pueda implementar un sistema informatizado de gestión documental. Los brasileños han incluido en sus recomendaciones instrucciones sobre cómo preparar las condiciones previas mínimas necesarias, sin las cuales el sistema electrónico está condenado al fracaso.

Las siguientes directrices internacionales son de interés para el área:

Norma ISO 15.489-1 Información y Documentación: Gestión de Documentos de Archivo - Norma internacional de 2001, adoptada en España en 2006, que indica la forma más universalmente recomendable de organizar sistemas de gestión de documentos de archivo, sean ellos en papel o electrónicos.

e-Arq Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestión Archivística de Documentos - Recomendaciones para las organizaciones que pretenden introducir un SIGAD: qué hay que hacer antes, qué hay que exigir a los fabricantes o vendedores del software, cómo debe funcionar. Basado en las recomendaciones de Australia, EUA y Europa, adaptado a la realidad de Brasil.

Normativa chilena

DFL-5200 de 10.12.1929 – Ley sobre Archivos, Bibliotecas y Museos – Ministerio de Educación Pública
Circular 28704 de 27.08.1981 – Circular sobre disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos - Contraloría General de la República
LEY-19880 de 25.05.2003 – Establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la administración del Estado. Ministerio Secretaría General de la Presidencia
LEY-18845 de 03.11.1989 y DFL-4 de 30.12.1991 – Sobre sistemas de microcopia o micrograbación de documentos – Ministerio de Justicia
LEY-19799 de 12.04.2002 – Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma – Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción
DS-77 de 03.06.2004 – Aprueba norma técnica sobre eficiencia de las comunicaciones electrónicas entre órganos de la administración del Estado y entre éstos y los ciudadanos - Ministerio Secretaría General de la Presidencia
DS-83 de 03.06.2004 – Aprueba norma técnica para los órganos de la administración del Estado sobre la seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos - Ministerio Secretaría General de la Presidencia


Más información sobre el Seminario, Presentaciones y Resúmenes en http://www.documentoelectronico.cl/

Más información sobre Gobierno Electrónico y la normativa del Proyecto de Modernización y Reforma del Estado en http://www.modernizacion.cl

1 comentario:

HugoRueda dijo...

Sigo leyendo y me sigo entusiasmando. A propósito de la experiencia chilensis en archivos administrativos, acabo de comunicarme con el teléfono de "ayuda" de la Tesorería General de la República para solicitar información de como obtener unos certificados de pagos de contribuciones de una propiedad en Arica el año 2006, porque en el portal el sistema te pide la región (aún la I y no la XV), la ciudad (y hasta aquí todo bien) y la fecha de pago, esto último te obliga si no sabes la fecha a revisar los 365 días del año, yo probé un mes sin resultados. El ejecutivo que me atendió al teléfono me dijo: "No se preocupe, hasta ahora nadie a podido obtener un certificado en línea, ni siquiera nosotros". Conclusión: tendré que ir personalmente a las oficinas de la Tesorería. Como Condorito: ¡Exigo una explicación! ¡PLOP!.